Описание проекта автоматизации сети обувных магазинов на базе программных продуктов компании Softland Systems.

В настоящем документе представлено решение для автоматизации учета и управления сетью обувных магазинов. Все используемые программы предназначены для решения широкого круга задач, не обязательно связанных с торговлей обувью. Однако совместное их использование с определенным набором настроек позволяет успешно применять их на практике в компаниях, занимающихся оптовой поставкой и/или производством обуви, и обладающих распределенной сетью розничных магазинов для реализации обуви и сопутствующих товаров. Целью описываемого проекта является построение системы автоматизации, в рамках единого информационного пространства которой выполняют свои функции сотрудники всех подразделений компании, ограничиваясь лишь правами доступа к различным разделам и функциям системы.

Дополнительными требованиями к возможностям системы при создании единого информационного пространства в компании «Терволина» стали:

Представленное решение построено с учетом следующих предположений и ограничений относительно автоматизируемой компании:

Предполагаемую информационную структуру компании условно можно представить следующим образом:

В решении используются следующие программные продукты производства фирмы «Софтленд Системз»:

SLS – Эксперт – выполняет роль основной учетной и управляющей системы и устанавливается в головной структуре компании (с необходимым количеством лицензий для одновременно работающих пользователей) и в каждом магазине сети для управления торговыми процессами в магазине (также с необходимым количеством лицензий).

SLS – ДисконтОфис – центральная управляющая часть системы поддержки дисконтных карт, принимаемых в сети. Устанавливается в головной структуре с необходимым количеством лицензий, SLS – Обмен – центральная часть диспетчера обмена и синхронизации информации в магазинах и головной структуре. Устанавливается в головной структуре компании.nbsp;/p

SLS – Касса + – рабочее место кассира. Устанавливается в каждом магазине с необходимым количеством лицензий, по одной для каждой кассы. SLS – ДисконтМагазин – магазинная часть системы поддержки дисконтных карт. Устанавливается в каждом магазине. Подготавливает информацию по дисконтным картам для касс и собирает информацию по продажам с использованием дисконтных карт в магазине. SLS – Эквайринг – вспомогательная программа, которая используется в магазинах для автоматизированной обработки оплат, производимых с использованием банковских карт.

SLS – Кассовый сервер + – диспетчер обмена информацией между программными модулями, используемыми в информационной структуре каждого магазина. Содержит встроенный модуль SLS-Обмен Магазин, который выполняет роль магазинной части диспетчера обмена информацией между магазином и головной структурой компании.

SLS – Инвентаризация – вспомогательная программа, позволяющая проводить инвентаризацию склада с использованием терминала сбора данных в магазинах и на центральных складах компании.

SLS-Ценник – вспомогательная программа подготовки и печати этикеток и ценников как со штрих-кодом, так и без него.

SLS - Прайс Чеккер – вспомогательная программа проверки покупателем цены товара по штрих-коду в торговых залах магазинов самообслуживания.

Структура взаимодействия указанных систем в общем виде может быть представлена так:

Описание функциональных возможностей систем

Ниже приведен краткий перечень функций основных программ.

Основные возможности программы SLS-Эксперт

• работа с карточкой товара или услуги, каждая из которых содержит подробное описание характеристик товара/услуги, текущие остатки (фактический, свободный, резерв, ожидаемый приход) на каждом складе предприятия и в целом на предприятии, регистр операций прихода, расхода, перемещения, оказания услуги, возврата, резервирования, списания и т.д.;
• работа с изображением товара;
• работа с многоуровневым каталогом карточек товаров/услуг (отсортированных по алфавиту в каждой группе);
• ведение динамики изменения учетной цены (в валюте учета), рассчитанной по методу скользящей средневзвешенной цены;
• работа с комплектацией/разукомплектацией товаров;
• работа с товарами-заменителями;
• ведение в карточке товара развернутой информации по количеству и состоянию заказа товара у поставщиков/производителей;
• использование неограниченного количества редактируемых прайс-листов с возможностью расчета цен продаж по формулам, а также с возможностью при описании цен в прайс-листе устанавливать дополнительные скидки/надбавки на отдельные группы товаров, на товары с определенными странами происхождения или фирмами-производителями;
• дополнительная классификация товаров/услуг по коллекциям, странам происхождения, фирмам производителям, номерам ГТД;
• работа с сертификатами соответствия;
• поддержка штрих-кодирования товаров/услуг;
• поддержка учета товаров на нескольких складах;
• поддержка журнала хозяйственных операций по движению единиц учета;
• поддержка параллельного учета хозяйственных операций в двух базовых валютах учета с формированием учетной цены товара в двух валютах учета;
• регистрация операций и платежей в любой из валют (до 50 валют в системе);
• работа с назначаемыми пользователем классами дополнительных свойств и дополнительными свойствами товаров (например, размерами, цветом, ростовками и пр.);
• работа с назначаемыми пользователем аналитическими типами и признаками товаров, а также с аналитическими признаками операций с товарами;
• поддержка партионного учета товаров;
• работа с коллекциями товаров, которая предполагает возможность собрать в единый пакет все карточки товаров и документы/операции (договоры, спецификации, счета покупателям, заказы поставщикам, отгрузки поставщиков, приходные накладные и т.д.), связанные с заказом и поставкой товаров коллекции, а также возможность анализировать продажи товаров в разрезе коллекций.
• наличие специального технологического модуля для работы с бракованным товаром;
• работа с множеством мест хранения денег (расчетные счета, кассы, подотчетные лица)
• развернутый учет платежей;
• поддержка журнала движения денежных средств;
• контроль расходов подотчетных лиц;
• контроль оплаты товарных кредитов;
• работа с полученными и выданными денежными кредитами с автоматическим начислением процентов по кредитам;
• работа с карточками документов и с цепочками взаимосвязанных документов (счет – расходные накладные, заказ – приходные накладные, заказ на перемещение – накладная на перемещение, договор с поставщиком – спецификации – инвойсы – приходные накладные, документы на погрузку – акты перемещения на склад, а также акты комплектации, разукомплектации, сортировки);
• контроль оплаты документов;
• классификация документов по менеджерам;
• классификация документов по юр.лицам;
• резервирование товаров на складе, а также формирование ожидаемых остатков на основании документов;
• раздельная автоматическая нумерация документов по юр.лицам;
• работа с карточками контрагентов с отражением в карточке контрагента подробных характеристик контрагента, используемых прайс-листов для контрагента, применяемых скидок на отдельные товары и на группы товаров, баланса расчетов в валюте расчетов с контрагентом, списка операций, платежей и документов с контрагентом;
• работа с многоуровневым каталогом покупателей и каталогом поставщиков;
• дополнительная классификация контрагентов по набору признаков (например, по регионам);
• поддержка учета основных средств;
• развернутая настройка прав пользователей;
• закрытие базы данных от корректировок с указанной даты;
• широкие стандартные возможности анализа движения товаров, денег, а также деятельности и финансового состояния компании в целом;
• более 200 стандартных форм и отчетов, а также возможность написания дополнительных форм и отчетов с помощью языка SLS-Report на основе информации из базы данных программы силами пользователя.

Основные возможности программы SLS-Касса

• настройка параметров работы с БД системы учета (используемый прайс-лист, тип создаваемой кассовой накладной, способы включения покупок в кассовую накладную и др.);
• настройка параметров работы с ККМ, в т.ч. синхронизация времени ПК и ККМ;
• настройка пользовательских прав кассиров;
• авторизация пользователя по неуникальному или уникальному паролю;
• автономная работа (off-line), в т.ч. автоматический переход в этот режим при потере связи c БД системы учета;
• автоматическая запись в систему учета информации о зарегистрированных продажах за период автономной работы при восстановлении связи с БД системы учета;
• печать чеков на ККМ/ФР;
• печать нефискальных документов и товарного чека (на ККМ/ФР и Windows-принтере); печать стандартных X-, Z- отчетов, отчетов по чековой ленте, дополнительных кассовых отчетов за любой период; печать отчетов на Windows-принтере;
• регистрация товара по коду, по штрих-коду, по цене, по артикулу; визуальный поиск товара;
• просмотр параметров товара;
• регистрация дополнительных параметров покупки (например, цвета, S/N и пр.)
• корректировка позиции чека;
• возврат/аннулирование по чеку;
• объединение одинаковых позиций при регистрации;
• контроль параметров товара при регистрации (минимальная цена, срок годности и др.);
• контроль остатков товара при регистрации;
• работа с разными штрих-кодами на один товар;
• работа со штрих-кодами на дополнительное свойство товар (например на цвет);
• настройка и работа с различными схемами предоставления скидок (произвольные скидки, скидки на товар, фиксированные скидки, автоматические скидки на позицию и чек от суммы чека и пр.);
• отмена скидок/надбавок на позицию и на чек;
• предоставление скидок покупателю по дисконтным картам (при работе с подсистемой SLS-Дисконт), в т.ч. автоматическое информирование кассира о необходимости выдать дисконтную карту, если сумма чека больше минимальной суммы, при которой выдается карта;
• оплата покупок банковскими картами (при работе с подсистемой SLS-Эквайринг);
• продажа товара при внесении первоначального взноса по кредиту;
• прием/возврат платежей в пользу других операторов (эта функция отсутствует в настоящий момент и планируется к доработке в процессе выполнения проекта);
• оформление возвратов по чеку или позиции чека (в том числе для покупок, оплаченных банковскими картами);
• классификация покупок по сотрудникам магазина (продавец, кассир, администратор), которые участвовали в подготовке и оформлении покупки;
• контроль продаж товаров, имеющих законодательные ограничения максимально возможной цены продажи;
• просмотр документа;
• работа с одной ККМ/ФР, работа с дисплеем покупателя, работа с денежным ящиком, работа со сканером штрих-кода (KB, RS-232, USB), работа со считывателем магнитных карт (RS-232), работа с одним принтером чеков; работа с сенсорным экраном;
• настройка шрифта и масштабирования интерфейса;
• настройка вида экрана кассира;
• настройка вида документа печати на ККМ;
• экспорт/импорт настроек;
• смена оператора в любой момент;
• ручная или автоматическая блокировка рабочего места;
• работа с интерфейсом тестирования работы сканера штрих-кодов, кардридеров.

Подсистема SLS-Касса совместима с кассовыми аппаратами различных моделей, сканерами штрих-кода, табло покупателя, считывателями магнитных карт, принтерами для печати товарных чеков. Подсистема позволит использовать следующее торговое оборудование:

• ККМ, поддерживаемые общим драйвером АТОЛ, например, фискальные регистраторы Феликс;
• ККМ, поддерживаемые драйвером ФР А-4 фирмы Штрих-М, например, фискальные регистраторы Штрих ФРК;
• фискальные регистраторы Мебиус;
• ККМ АМС-100К;
• сканеры штрих-кодов любых моделей;
• кардридеры, подключаемые через порт RS-232;
• поддержа процессинговых центров Рукард и Сбербанка (при условии установки на рабочем месте кассира соответствующего программного обеспечения этих процессинговых центров);
• табло покупателя, подключаемое через порт RS-232 и табло POSUA, подключаемое через USB;
• поддержка печати товарных чеков с помощью любого принтера, имеющого драйвер под ОС Windows.

SLS-Кассовый сервер – диспетчер обмена данными и online-запросов

Подсистема SLS-Кассовый Сервер обеспечивает выполнение следующих базовых функций:

• настройка рабочих мест кассиров - вариантов поиска товаров, обслуживаемых отделов, обязательной или необязательной печати товарного чека; настройка пользовательских прав кассиров;
• сопоставление каждому кассиру карточки сотрудника, оформленной в БД системы учета;
• настройка работы касс с эквайринговой подсистемой;
• обновление номенклатуры для касс в фоновом режиме по команде из подсистемы учета без прерывания работы касс;
• чтение результатов продаж из SLS-Kacca и занесение их в базу данных подсистемы учета;
• возможность обмена данными как для всех, так и для выбранных касс сети;
• поддержка автоматического восстановления работы с кассами по завершению автономной работы касс, вследствие отказа сети;
• управление контролем остатка товара – настройка запрета продажу товаров с нулевыми остатками или предупреждение при попытке продажи таких товаров;
• учет продавцов, приводящих покупателей на кассу;
• учет администраторов торговых залов, в чью смену пробиты чеки;
• учет кассиров, оформивших покупку;
• настройка видов товарных чеков;
• настройка скидок, которые кассиры могут давать вручную на кассе;
• настройка сортировки списка товаров по названию, по номенклатурному номеру, по цене, по номеру карточки товара (для поиска товара вручную без сканера штрих-кода);
• протоколирование работы кассового сервера;
• просмотр протоколов работы касс: включений и выключений кассового модуля, аннулирований чеков, сообщений об ошибках и прочей информации, связанной с работой кассового модуля;
• обновление по команде оператора номенклатуры для всех обслуживаемых касс или касс определенной группы;
• просмотр электронной чековой ленты, получение отчетов по продажам по электронной чековой ленте;
• тестирование электронной чековой ленты (например, в случае несоответствия Z-отчета кассового аппарата (фискального регистратора) и отчета по электронной чековой ленте) настройка автоматического обмена информацией о продажах базы данных магазина с базой данных центрального офиса посредством программы SLS-Exchange через ftp сервер.

SLS – Сервер приложений

• Обеспечение совместной работы сетевых версий программ.
• Копирование и тестирование баз данных - копирование и тестирование запускаются автоматически в соответствии с настройками. В подсистеме будет предусмотрена настройка графика копирования и количества создаваемых копий. Например, по умолчанию установлено ежедневное копирование с сохранением копий за последние пять дней. После копирования будет производиться тестирование копии на целостность сохраненной информации с созданием протокола тестирования.
• Автоматический запуск внешних программ при возникновении определенных ситуаций - при обнаружении ошибок при тестировании, уменьшения доступной дисковой памяти до заданного предела и т.п., SLS-Сервер приложений будет запускать заданную в его настройках программу или командный файл. Таким образом, он может послать сообщение о событии администратору по e-mail, автоматически запустить программу восстановления базы данных, или любую другую программу.
• Автоматический запуск программ по расписанию – описываемая подсистема имеет возможность настроить запуск произвольных программ по расписанию. К возможностям стандартного планировщика Windows добавлено отключение файла базы данных от сервера приложений на время обработки его вызываемой программой и обратное подключение после завершения обработки. Таким образом, можно организовать периодическое подведение итогов (обрезание БД - удаление информации до заданной даты с подведением балансов на дату обрезания) в автоматическом режиме.

Основные функции системы SLS-Дисконт

Система SLS-Дисконт построена в предположении, что дисконтные карты, выданные покупателям, содержат только идентификационный номер дисконтной карты, и не содержат информации о сумме совершенных покупателем покупок и размеру скидки, предоставляемой покупателю. Система состоит из двух частей:

• SLS-Дисконт Офис - программа управления дисконтной системой. Устанавливается в головной структуре. С помощью этой части системы поддерживается общая база данных (БД) покупателей торговой сети, совершенных ими покупок, задаются правила предоставления скидок. Также она позволяет проводить сбор и обработку информации, поступившей в центр от всех магазинов сети, и обеспечивает подготовку файлов экспорта информации для каждого магазина торговой сети.
• SLS-Дисконт Магазин - программа для сбора и обработки первичной информации о новых покупателях торговой сети и о покупках, совершенных в магазине с использованием дисконтных карт. Обеспечивает предоставление информации кассовой программе о величине действующей скидки для каждого покупателя из БД, а также регистрацию информации о совершенных покупках с использованием дисконтных карт, подготовленной кассовой программой, и подготовку для ЦО файлов обмена информацией.

Все функции управления дисконтной политикой компании осуществляются в центральном офисе. Вся информация о покупателях торговой сети хранится в базе данных. Для каждого покупателя в БД оформляется карточка, в которой хранятся номер дисконтной карты и анкетные данные покупателя. Кроме того, в этой карточке накапливается информация о покупках, сделанных клиентом в магазинах торговой сети, рассчитывается текущая сумма покупок. Величина скидки, предоставляемой покупателю, либо рассчитывается на основании текущей таблицы накопительных скидок, либо задается фиксированной. Величина скидки может быть установлена разной для товаров различных аналитических типов. Управляющая структура компании назначает магазин, ответственный за конкретного покупателя. В БД этого магазина хранятся анкетные данные о покупателе, и этот же магазин оповещает клиента о проводимых рекламных акциях, новых скидках и пр. В БД остальных магазинов анкетные данные покупателя не передаются.

Магазины сети обеспечивают предоставление скидок, сбор информации о клиентах, выдачу дисконтных карт и регистрацию в собственных БД собранной информации. Обмен данными между каждым магазином и головной структурой производится независимо от других магазинов торговой сети. Обмен между БД магазина и головной структуры происходит с учетом разницы во времени.

Все процессы экспорта и импорта информации инициируются операторами систем. Чтобы минимизировать ошибки операторов, в базах данных дисконтной системы описываются и хранятся настройки, определяющие параметры подключения к ресурсам и передачи информации (порты, пароли подключения, размещение файлов экспорта-импорта и пр.).

Схема обмена между магазинами и центральным офисом реализована двумя способами: либо по протоколу FTP обмена файлами через FTP-сервер (в предположении, что между компьютерами в головной структуре и в магазине не существует прямой связи), либо с помощью файлового обмена внутри локально-вычислительной сети.

В рассматриваемом решении система SLS-Дисконт является частью программного комплекса, который также включает в себя кассовую программу и основную систему учета.

Реализация обмена информацией

Возможные варианты построения информационной структуры магазина

1. Программа SLS-Касса может быть подключена к базе данных учетной системы магазина без использования SLS – Кассового сервера (назовем этот вариант «Напрямую с базой данных») Предполагается, что программа SLS-Касса имеет доступ по локальной сети к базе данных учетной системы.
   
   При таком подключении:
   • Из SLS-Эксперт в SLS-Кассу по команде оператора кассы передается обновленная информация об остатках товаров в магазине и их стоимости.
   • После пробития первого чека на рабочем месте кассира в базе данных учетной системы автоматически оформляется расходная накладная.
   • Из SLS-Кассы в SLS-Эксперт в режиме реального времени передаются позиции кассовых чеков, на основании которых в базе данных формируются позиции расходной кассовой накладной и обновляется информация об остатках товаров в торговом зале.
2. Программа SLS-Касса подключена к базе данных учетной системы с участием SLS – Кассового сервера (назовем этот вариант «С кассовым сервером »).
   
   Использование SLS –Кассового сервера дает следующие преимущества:
   • Кассовый модуль оформляет покупку, но не отражает расход в базе данных учетной системы. Оформление расхода в учетной системе производится Кассовым сервером в фоновом режиме (в т.ч., возможно, после временной потери связи между кассой и учетной системой).
   • Обновление номенклатуры в Кассах производится централизовано Кассовым сервером по команде оператора. При этом вся подготовка информации проводится Кассовым сервером, а Касса получает обновление в фоновом режиме, не прерывая обслуживание покупателей.
   • Настройка Касс производится централизовано с помощью Кассового сервера.
   • При возникновении проблем с сетью, перезагрузки центрального компьютера и т.п. Кассы автоматически переключаются в режим автономной работы (см. ниже). При возобновлении работоспособности локальной сети Кассы автоматически возвращаются в нормальный режим. Передача информации о товарах, проданных в период автономной работы, осуществляется Кассовым сервером автоматически в фоновом режиме.
   
   
   2а. Программа SLS-Касса подключена к учетной системе с участием SLS – Кассового сервера («С кассовым сервером»), однако в магазине ни SLS-Эксперт, ни SLS-Кассовый сервер не установлены. Это может быть удобно, если между магазином и головной структурой существуют надежные быстрые каналы связи, при этом магазин ведет продажи, но иметь свою базу данных ему при этом необязательно.

   • Кассовый сервер подготавливает файлы с исходной информацией для касс в магазине и помещает их в папку ( на ftp ).
   • Кассы забирают эти файлы, и из них получают информацию об обновлениях номенклатуры, ценах продажи и остатках товаров в магазине.
   • SLS-Касса записывает всю информацию о продажах в специальные файлы, и помещает их в указанную в настройках папку (например, на ftp).
   • Кассовый сервер в головной структуре получает эти файлы, и на их основании обновляет информацию в базе данных учетной системы в головной структуре.

   
   
   
3. Программа SLS-Касса работает автономно в режиме «Автономный экспорт - импорт». В этом режиме предполагается, что программа SLS-Касса установлена на отдельном компьютере и не имеет доступа к учетной системе по каналам связи.
   
   При таком варианте подключения:
   
   • Обмен информацией между учетной системой и программой SLS-Касса производится с помощью файлов обмена специального вида.
   • В головной структуре с помощью программы SLS-Кассовый Сервер создается файл обмена, отправляется в магазин (например, на дискете), где его считывает Касса.
   • После получения программой SLS-Касса обновленной номенклатуры, SLS-Касса формирует файл с записью о продажах, который отправляется в головную структуру.
   • Обмен файлами между автономной Кассой, установленной в магазине, и головной структурой можно осуществить через FTP сервер, электронную почту, доставку курьером или любым другим способом.

Взаимодействие SLS-программ в магазине и между магазином и головной структурой

Схему взаимодействия всех программ комплекса можно представить следующим образом:

Информация, передаваемая из центра в магазин:

Информация, передаваемая из магазина в центр:

• Информация, передаваемая из учетной системы магазина в кассу:

• Информация, передаваемая из касс в учетную систему магазин:

• Информация, передаваемая из касс в дисконтную систему магазина:

• Информация, передаваемая из касс в эквайринговую систему:

• Информация, передаваемая из эквайринговой системы в кассы:

• Информация, передаваемая в учетную систему магазина из файлов, созданных сторонним программным обеспечением счетчиков посетителей.

• Информация, передаваемая из учетной системы магазина в программу для проведения инвентаризации.

• Информация, передаваемая из программы для проведения инвентаризации в учетную систему магазина.