Механизм электронного документооборота
Электронные цифровые подписи (ЭЦП), работа с сертификатами ЭЦП
Поскольку юридически значимый документооборот предполагает использование электронных цифровых подписей (ЭЦП) документов, то в системе «SLS-Эксперт» была реализована возможность учета сертификатов ЭЦП. Пользователи системы могут регистрировать на своих рабочих станциях имеющиеся у них ЭЦП, и далее привязывать их к конкретным юридическим лицам в базе данных программы «SLS-Эксперт». Для корректной работы с ЭЦП понадобится специализированное стороннее программное обеспечение (например, система «КриптоПро CSP» https://www.cryptopro.ru/). Предполагается, что получение ЭЦП и ее установка на используемой рабочей станции производится пользователем самостоятельно, вне программы «SLS-Эксперт». Файлы сертификатов используемых ЭЦП должны быть помещены в специальную директорию (с возможным ограничением доступа к ней отдельных пользователей), которую следует указать в Параметрах системы «SLS-Эксперт».
В системе «SLS-Эксперт» работа с сертификатами установленных ЭЦП производится в описании каждого отдельного «нашего» юридического лица, на вкладке «Сертификаты ЭЦП». Реализованы следующие основные возможности для работы с сертификатами:
- Добавление информации о новом сертификате.
- Просмотр основной информации о сертификате (серийный номер, эмитент, период действия).
- Изменение статусов сертификатов. Для еще не используемых сертификатов необходимо указывать статус «новый». Статус «действует» соответствует сертификатам, которые могут быть использованы в документообороте. Статус «архив» соответствует отключенным сертификатам (например, можно отключить скомпрометированный или просроченный сертификат).
- Удаление неиспользуемых сертификатов.
В каждый момент времени для каждого юридического лица в системе может быть указан лишь один действующий сертификат ЭЦП. Это позволяет в дальнейшем производить электронный документооборот в автоматическом режиме, без необходимости указывать какую-либо дополнительную информации о сертификатах (нужный сертификат подхватывается системой «на лету»).
Настройки электронного документооборота
В соответствии с действующим законодательством обмен юридически значимыми электронными документами с ЭЦП должен осуществляться при посредничестве оператора электронного документооборота (ЭДО), зарегистрированного в ФНС. Оператор ЭДО отвечает за корректность оформления документов, гарантирует безопасность электронного документооборота, отвечает за своевременную доставку электронных документов и подтверждений доставки всем участникам электронного документооборота через общедоступные электронные каналы связи. Кроме того, оператором ЭДО осуществляется хранение цепочек электронного документооборота (документов + подтверждений доставки + ЭЦП к документам, подтверждениям, вспомогательным сообщениям) на своем сервере. Для контроля корректности все пересылаемые документы, а также различные подтверждения подписываются ЭЦП оператора ЭДО.
Параметры оператора ЭДО
До начала обмена электронными документами в системе «SLS-Эксперт» необходимо заполнить классификатор «Операторы ЭДО», указав в нем данные того оператора (или нескольких операторов), с которым(-ми) у компании имеется договор на услуги ЭДО. Информация из этого классификатора заносится единожды, и носит технический характер.
У каждого оператора ЭДО имеются свои специфические каналы связи и форматы обмена. На текущий момент в системе «SLS-Эксперт» реализован обмен с операторами «Диадок» (обмен при помощи http-запросов), CisLink (обмен через ftp провайдера), Exite (обмен через ftp провайдера), Leradata (обмен через ftp провайдера). В классификаторе «Операторы ЭДО»
- для провайдера «Диадок» адрес веб-сервиса = «https://diadoc-api.kontur.ru», порт = «5»;
- для провайдера «CisLink», «Exite» или «Leradata» в качестве адреса веб-сервиса необходимо указать URL, соответствующий папке на ftp-сервере провайдера (например, «ftp://12.34.56.789/EDBox»). (Точное имя папки и параметры доступа к ftp необходимо уточнить у оператора ЭДО.)
Замечание. Реализованный механизм обмена через ftp фактически не различается для провайдеров «CisLink», «Exite» или «Leradata», а значит, в системе можно завести любого другого провайдера, осуществляющего обмен через ftp, указав в качестве его наименования «CisLink», «Exite» или «Leradata». Конечно, поля ИНН, Код, Адрес веб-сервиса, Порт должны быть при этом заполнены данными реально используемого провайдера из списка провайдеров с сайта ФНС.
В случае оператора ЭДО «Диадок» обмен электронными документами производится между «ящиками Диадок» (аналог почтового ящика для обмена электронными письмами). Каждый такой ящик зарегистрирован на определенную организацию (определенное юр. лицо). Одна организация может использовать несколько ящиков, относящихся, например, к разным отделам компании. При обмене электронными документами через операторов «CisLink», «Exite» или «Leradata» такого рода ящики отсутствуют, но дополнительное разделение документов на отдельные потоки может быть настроено за счет использования локальных папок на ftp-сервере оператора (см. ниже настройки папок для входящей и исходящей информации на ftp-сервере).
Параметры ЭДО для «нашего» юр. лица
Для каждого «нашего» юр. лица, от которого будет производиться электронный документооборот в системе «SLS-Эксперт», необходимо заполнить настройки обмена на вкладке «ЭДО» в описании юридического лица (см. классификатор «Юр. лица и реквизиты»). Необходимо указать оператора ЭДО, код «нашего» юр. лица в системе оператора ЭДО (см. поле Ид. участника ЭДО), а также указать, какими видами сообщений следует обмениваться через указанного оператора. (Ид. частника ЭДО можно узнать у оператора ЭДО.) В случае с оператором ЭДО = «Диадок» нужно также указать номер ящика для обмена. Для удобства заполнения последнего параметра (чтобы не заносить ид. номер ящика в систему вручную) в системе предусмотрена функция «Выбрать ящик для ЭДО», которая работает следующим образом: если в настройках ЭДО для юр. лица уже создана позиция с оператором «Диадок», и как-то заполненным полем Ид. ящика (можно указать произвольное значение), то при вызове функции «Выбрать ящик для ЭДО» пользователь может выбрать ящик из числа зарегистрированных в системе «Диадок». Номер выбранного ящика будет автоматически занесен в соответствующее поле в настройках ЭДО для рассматриваемого юр. лица.
Обмен электронными документами с оператором ЭДО предполагает аутентификацию пользователей по паре «логин+пароль» или при помощи сертификата ЭЦП (только для оператора «Диадок»). Параметры аутентификации должны быть указаны в настройках на вкладке «ЭДО» в описании «нашего» юридического лица. Здесь же можно дополнительно настроить отдельные папки для экспорта и импорта (при обмене через ftp), параметры обмена (частоту обмена в автоматическом режиме, параметры обработки ошибочных ситуаций). Настройка параметров ЭДО для «нашего» юр. лица осуществляется единожды, до начала электронного обмена документами.
Параметры ЭДО для юр. лица контрагента (клиента или поставщика)
Обмен электронными документами через провайдеров ЭДО возможен только с контрагентами, которые также зарегистрированы у подобных провайдеров.
Замечание. Возможность обмена с контрагентами, зарегистрированными у провайдеров, отличных от того, который используется для «нашего» юр. лица, (роуминг) необходимо уточнять у оператора ЭДО.
Для начала обмена с каждым конкретным контрагентом в системе «SLS-Эксперт» необходимо указать информацию о параметрах обмена с вкладки «ЭДО» для конкретного юридического лица конкретного контрагента. Необходимо указать оператора ЭДО, услугами которого пользуется контрагент, код этого контрагента в системе оператора ЭДО (см. поле Ид. участника ЭДО), а также выбрать виды сообщений для обмена с этим контрагентом через указанного оператора. В случае с оператором ЭДО = «Диадок» нужно также указать номер ящика клиента для обмена. Указать ящик Диадок можно при помощи спецфункции «Выбрать ящик для ЭДО», аналогичной реализованной для настроек ЭДО для «нашего» юр. лица.
Экспорт электронных документов (документооборот продавца товаров и услуг)
Настройка типов обрабатываемых документов
Настройка основных типов экспортируемых электронных документов в системе «SLS-Эксперт» осуществляется в классификаторе «Типы первичных документов». Каждый описанный здесь тип документа может быть использован в пакете первичных документов, оформляемых при каждой конкретной отгрузке товаров и услуг. При этом выделяется «пакет по умолчанию», а также индивидуальные пакеты для контрагента (настраивается на вкладке «Пакеты документов» в карточке контрагента) и для грузополучателя (клиента, торговой точки) (настраивается на вкладке «Пакеты документов» для конкретного грузополучателя/грузоотправителя в карточке контрагента). Каждый пакет первичных документов может включать как бумажные, так и электронные документы из числа настроенных в классификаторе «Типы первичных документов».
Для каждого документа из классификатора «Типы первичных документов» можно вести историю его изменений – «версий» документа.
Первичную настройку классификатора «Типы первичных документов» необходимо произвести один раз.
С точки зрения электронного документооборота все электронные документы классифицируются как «формализованные» и «неформализованные». Для документов первой группы действуют специальные правила обмена, утвержденные в соответствующих приказах ФНС.
Из числа формализованных документов в системе «SLS-Эксперт» на текущий момент реализован экспорт документов типа «Счет-фактура», «ТОРГ-12», «УПД» (с функциями «СЧФ», «ДОП», «СЧФДОП»). Все остальные типы документов воспринимаются системой при экспорте как неформализованные. В системе «SLS-Эксперт» исходящие первичные документы реализуются в виде внешних печатных форм специального вида. Эти формы (соответствующие файлы формата «*.frm») должны быть указаны в соответствующих позициях классификатора «Типы первичных документов». Примеры некоторых реализованных форм: «sfxml.frm» (электронная счет-фактура образца 2016 года), «torg12updxml.frm» (УПД с функцией ДОП), «updxml.frm» (УПД с функцией СЧФДОП), «torg12xml.frm» (ТОРГ-12). Опытные пользователи системы «SLS-Эксперт» могут самостоятельно корректировать и создавать новые описания электронных документов в виде frm-файлов, используя возможности встроенного в систему языка написания отчетов «SLS-Report».
Экспорт электронных сообщений
Экспорт электронных документов в системе «SLS-Эксперт» осуществляется в рамках функции формирования комплекта первичных документов по накладной на отгрузку, на основании ранее сделанных настроек пакетов первичных документов. Работа с первичными документами по каждой конкретной отгрузке товаров или услуг клиенту осуществляется в соответствующей карточке расходной накладной, на вкладке «Первичные документы». Доступны следующие основные функции для работы с документами:
- Исходное создание комплекта документов и их печать (для бумажных документов) или отправка (для электронных документов). См. пункт меню «Комплект документов» в разделе меню «Формы».
- Повторное оформление отдельных документов (например, после обнаружения и исправления ошибок во время первоначального оформления документов). Необходимо выделить клавишей «пробел» нужные строки с документами и далее вызвать функцию «Оформить отмеченные документы» в разделе меню «Реестр».
Замечание. Перед отправкой (оформлением) первичных документов типа «Счет-фактура» или «УПД» в карточке расходной накладной необходимо создать объект типа «счет-фактура» (см. вкладку «Счёт-фактура»).
Непосредственный экспорт электронных документов в системе «SLS-Эксперт» осуществляется за счет использования комплексной системы экспорта, которая автоматически подбирает настройки обмена, способы авторизации и обработки экспортируемых сообщений на основании сделанных в система настроек. Реализовано два варианта работы этой системы: в ручном и автоматическом режиме. В первом случае необходимо использовать функцию «Экспорт контрагентам и операторам ЭДО» в реестре обмена (см. пункт меню «Реестр обмена» в разделе «Обмен» основного меню программы). Во втором случае экспорт производится полностью автоматически экземпляром программы «SLS-Эксперт», запущенным в фоновом режиме (подробнее о запуске автоматического режима см. ниже). Во избежание задержек при экспорте документов, а также для избавления от «человеческого фактора» рекомендуется использовать автоматический режим.
Каждый экспортированный электронный документ может быть подписан ЭЦП, если предварительно в системе были корректно выполнены настройки сертификатов ЭЦП.
Процедура подписи документа ЭЦП в системе «SLS-Эксперт» производится при помощи стороннего программного обеспечения, предоставленного оператором ЭДО. Процедура формирования каждого документа в электронной форме производится в автоматическом режиме, т.е. от сотрудника, отвечающего за оформление документов, не требуется знания особенностей работы с сертификатами, относящимися к разным юридическим лицам разных заказчиков, а также особенности функционирования специализированного программного обеспечения, предоставленного оператором ЭДО. Нужный сертификат (соответствующая ему ЭЦП) подбирается системой «SLS-Эксперт» автоматически на основании ранее занесенных настроек обмена.
Для отслеживания оборота оформленных в системе первичных документов (бумажных или электронных) в системе имеется «Реестр оформления документов». Здесь по каждому документу можно проследить всю информацию о процессе его оформления и отправки, о получении подтверждения от клиента или оператора ЭДО. Также можно при необходимости переоформить конкретный документ (создать новую «итерацию» оформления документа).
Импорт электронных документов (документооборот покупателя)
В системе «SLS-Эксперт» реализован импорт формализованных («Счет-фактура», «ТОРГ-12», «УПД») и неформализованных электронных документов. Неформализованные документы могут импортироваться без требования подписи получателя в ответном сообщении, либо с таковой подписью.
Для отслеживания оборота импортированных в систему электронных документов в системе имеется «Реестр входящих ЭД». Здесь по каждому документу можно проследить всю информацию о процессе его импорта, наличии электронной подписи, об отправке подтверждения. Для каждого формализованного документа отображаются основные считанные из документа параметры: дата, номер, суммы, а также список товарных позиций. Эти параметры служат для сопоставления электронного документа с приходными накладными из БД системы «SLS-Эксперт». Предполагается, что каждый импортированный электронный первичный документ должен быть соотнесен с приходной накладной в БД «SLS-Эксперт». Однако, возможен как вариант, когда электронный документ приходит уже после формирования в БД соответствующего документа (по факту поставки), так и до этого момента. В момент импорта производится попытка сопоставить импортируемый электронный документ с накладной из базы данных по номеру и дате. Если сопоставление не удалось произвести, то электронный документ импортируется в базу данных без привязки к накладной. Такую привязку нужно будет произвести позже в реестре входящих ЭД (требуется вмешательство менеджера, отвечающего за обработку входящих документов).
Замечание. Автоматическая привязка импортируемых электронных документов к приходным накладным реализована только для СФ, УПД, ТОРГ-12. Для неформализованных документов такая привязка невозможна из-за недостатка информации в таких электронных сообщениях. Такие неформализованные документы нужно привязывать к накладным вручную.
В «Реестре входящих ЭД» и карточке приходной накладной для электронных документов, предполагающих подпись получателя, реализована функция «Подписать» (отправить оператору ЭДО электронную подпись под документом). Для документов типа «Счет-фактура» и «УПД» доступна функция «Уточнить» (отправить оператору ЭДО запрос на уточнение документа, в котором были выявлены неточности). Кроме того, доступны функции «Отказать в подписи» и «Аннулировать» (отправить предложение об аннулировании ранее подписанного документа). Действия по подписанию, уточнению, отказу в подписи и аннулированию доступны только для электронных документов, сопоставленных накладным в БД системы «SLS-Эксперт».
Работа с электронными документами, сопоставленными конкретной приходной накладной в БД системы «SLS-Эксперт» также производится непосредственно в карточке этой приходной накладной, на вкладке «Входящие ЭД». Здесь можно подписывать электронные документы, отправлять запросы об их уточнениях, отказе в подписи, аннулировании. Работать с электронными документами в карточке накладной может, в том числе, менеджер, ответственный за работу с приходными накладными, но не имеющий общий доступ к информации о всех импортируемых электронных сообщениях, и к деталям процессов обмена.
Цепочки связанных электронных документов
Согласно приказам ФНС, регламентирующим электронный документооборот (см. приказы N ММВ-7-15/155 от 24 марта 2016 г., MMB-7-6/36 от 30 января 2012 г.), обмен формализованными электронными документами подразумевает установление логических связей между исходными электронными документами (xml-файлами специальных форматов), вспомогательными сообщениями (также в виде xml-файлов), а также ЭЦП, соответствующих указным сообщениям.
В случае обмена документами типа СФ или УПД простейшая цепочка сообщений выглядит следующим образом: «сообщение типа СФ / УПД (ON_SCHFDOPPR) от продавца к покупателю» -> «подтверждения оператора ЭДО продавцу (DP_PDOTPR) и покупателю (DP_PDPOL)» -> «извещения о получении от покупателя и продавца оператору ЭДО (DP_IZVPOL)». Далее в случае с УПД с функциями «ДОП» или «СЧФДОП» дополнительно должен быть отправлен «титул покупателя (DP_SCHFDOPPOK) от покупателя к продавцу» (по факту подписи УПД покупателем). Каждому документу в указанной цепочке должна быть сопоставлена ЭЦП отправителя.
Для документов типа ТОРГ-12 простейшая цепочка сообщений выглядит следующим образом: «ТОРГ-12, титул продавца (DP_TOVTORGPR), от продавца к покупателю» -> «ТОРГ-12, титул покупателя (DP_TOVTORGPOK), от покупателя к продавцу» (по факту подписи ТОРГ-12 покупателем).
Для документов типа СФ и УПД также могут быть использованы сообщения типа «запрос на уточнение (DP_UVUTOCH), от покупателя к продавцу».
Для уже подписанных электронных документов, по которым документооборот завершен, может быть дополнительно сформировано сообщение типа «предложение об аннуляции DP_PRANNUL)».
В системе «SLS-Эксперт» реализованы указанные выше схемы обмена. На каждом этапе реализации цепочки обмена система позволяет экспортировать или импортировать очередное сообщение соответствующего вида, отследить состояние цепочки сообщений по конкретному первичному документу, оформленному в электронном виде.
Замечание. Служебные сообщения (подтверждения) типа «извещение о получении», используемые при обработке входящих документов типа СФ и УПД, в системе «SLS-Эксперт» формируются в автоматическом режиме. Пользователям системы не нужно вручную подтверждать получение указанных документов.
Автоматический обмен
Автоматический режим работы программы «SLS-Эксперт» возможен только для ее сетевой версии. Процесс автоматического импорта или экспорта реализуется в форме отдельной, запущенной в фоновом режиме версии программы.
Настройки функции автоимпорта или автоэкспорта необходимо занести в отдельный текстовый файл (например, «import.txt» или «export.txt»), содержащий 3 строки. В первой строке указывается полный путь к файлу связи (*.dbs), позволяющему подключиться к базе данных удаленно. Вторая и третья строки содержат логин и пароль пользователя, от лица которого в базе данных будут импортироваться или экспортироваться документы. Замечание. Профиль пользователя для обмена необходимо настроить заранее! У пользователя должны быть администраторские права.
Замечание. В целях обеспечения безопасности работы системы файлы с настройками автоимпорта / автоэкспорта желательно держать в папке, доступной лишь для администратора системы, отвечающего за запуск этих спецрежимов работы программы, и недоступной для обыкновенных пользователей.
Запуск программы (в терминале) в режиме автоимпорта:
<полный путь к исполняемому файлу программы «SLS-Эксперт»> /aeimport <путь к файлу с настройками автоимпорта>
Запуск программы (в терминале) в режиме автоэкспорта:
<полный путь к исполняемому файлу программы «SLS-Эксперт»> /aeexport <путь к файлу с настройками автоэкспорта>
Отслеживание ошибок обмена
Ошибки, возникающие в процессе обмена электронными (и бумажными) документами, регистрируются в форме заданий сотрудникам. Кроме того, текущая информация о процессах импорта и экспорта может быть получена из реестра обмена, реестра входящих ЭД, реестра оформления документов. Наиболее подробная информация о процессах обмена и возникающих при этом ошибках содержится в протоколах обмена (см. Параметры системы, вкладку «Обмен» для настройки расположения файлов протоколов на диске).
Внимание! Для корректного автоматизированного документооборота в системе «SLS-Эксперт» при помощи оператора ЭД «Диадок» необходимо придерживаться правил работы, при которых все действия по обработке сообщений (документов ЭД, их подтверждений, извещений) в рамках каждого ящика осуществляются либо только вручную (через веб-интерфейс), либо только в автоматическом режиме. При этом создание ящика, а также установление отношений с ящиками других контрагентов производится только в ручном режиме. Совместная работа с ящиком (отправка и получение документов) в ручном и автоматическом режиме может привести к ошибкам при обмене сообщениями и потере информации в системе «SLS-Эксперт».
Хранение информации
Система электронного документооборота, реализованная в системе «SLS-Эксперт», предполагает хранение всех обработанных электронных сообщений в трех папках, единожды настраиваемых в Параметрах системы:
- Папка для входящей информации содержит все успешно импортированные электронные документа, а также соответствующие ЭЦП.
- Папка для исходящей информации содержит все сообщения (в том числе соответствующие ЭЦП), экспортированные из системы.
- Папка для файлов с ошибками содержит все входящие сообщения, которые по разным причинам не удалось импортировать.
Замечание. Обработанные файлы в папке с входящей информацией помечаются дополнительным символом «~» в расширении для того, чтобы система обмена могла отличить их от еще не обработанных файлов. При возникновении потребности вручную обработать какой-либо из импортированных файлов (например, открыть присланный документ в сторонней программе) необходимо предварительно скопировать нужные файлы в отдельную папку и переименовать их, удалив служебные символы «~».
Замечание. В процессе работы системы «SLS-Эксперт» указанные три папки с файлами обмена могут быстро наполниться информацией и занять существенную часть дискового пространства. Во избежание проблем с нехваткой пространства на диске рекомендуется настроить систему автоматического или ручного резервного копирования с архивированием «старого» содержимого этих папок.
Настройка прав доступа
Система «SLS-Эксперт» предоставляет возможности по настройке прав доступа к отдельным разделам и функциям, относящимся к ЭДО. Настройка прав доступа должна быть произведена администратором системы до начала полноценной работы в ней пользователей. В описании каждого пользователя системы, на вкладке «Разделы» необходимо определить права в двух категориях:
- «Параметры ЭДО». Права на доступ к настройкам ЭДО в карточках контрагентов, а также в описании «наших» юр. лиц.
- «Входящие ЭД». Права доступа к общему реестру входящих электронных документов.
К списку статей
|
